Sistem Informasi Akuntansi

BAB V : Memahami Dan Mendesain Data Akuntansi

            Basis data relasional adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif. Pada basis data relasional, data yang disajikan berupa tabel dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di dalam tabel yang ekuivalen dengan file.

Contoh tabel transaksi_persewaan

peralatan#	tanggal_sewa	pelanggan#
1235	11/10/2013	5501
1530	17/10/2013	5501
1235	22/10/2013	5502

Tabel di atas menghubungkan atribut, peralatan#, tanggal_sewa, dan pelanggan#.

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan file

Untuk mendesain suatu file biasanya digunakan diagram UML. Contohnya sebagai berikut :

Contoh diatas merupakan penggambaran kelas diagram UML. Pada gambar yang di tampilkan di sebelah kiri merupakan file induk untuk barang dan jasa. Sementara file transaksi di tampilkan di bagian tengah. Dan file di sebelah kanan merupakan file induk untuk agen. Setiap kotak pada diagram menunjukan sebuah file. Hubungan yang tepat antara pesanan dan pengiriman yaitu 1,m. Artinya terdapat banyak pengiriman pada satu pesanan, tetapi hanya terdapat satu pesanan per pengiriman tertentu.

Pendesain data dengan diagram kelas UML secara menyeluruh

            Ada empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan desain data dengan menggunakan diagram kelas UML. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1.      Letakkan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML. Lalu identifikasikanlah kejadian-kejadian dalam proses bisnisnya. Putuskan kejadian mana saja yang memerlukan tabel transaksi. Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat di sistem komputer. Kemudian mulailah diagram kelas UML dengan menampilkan kotak untuk setiap kejadian yang memerlukan tabel transaksi. Susun kotak-kotak tersebut dengan urutan di mana kejadian biasanya terjadi.

2.      Letakkan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML. Tentukan entitas barang, jasa, atau agen yang terkait. Lalu tentukan entitas mana yang memerlukan tabel induk. Perhatikan penggunaan tabel induk untuk melacak lokasi kas dan pengaruh kejadian terhadap saldo-saldo akun di buku besar. Lalu tambahkan tabel induk yang diperlukan ke sisi diagram kelas UML yang tepat. Gambar garis yang menghubungkan tabel induk dengan tabel transaksi yang terkait.

3.      Tentukan hubungan yang diperlukan antara tabel. Tulis kardinalitas di samping garis antar entitas. Jika terdapat hubungan banyak dengan banyak, ubah menjadi hubungan satu dengan banyak dengan menambahkan tabel persimpangan.

4.      Tentukan atribut yang diperlukan. Tentukan kunci utama atau primary key untuk setiap tabel. Hubungkan tabel-tabel terkait dengan menambahkan kunci asing ke salah satu pasangan dalam hubungan tersebut.

BAB VI : Memahami Dan Mendesain Query Dan Laporan

            Query adalah permintaan informasi dari basis data. Query juga bisa di artikan sebagai suatu extracting data dari suatu database dan menampilkannya untuk pengolahan lebih lanjut. Ada dua cara menyatakan query yaitu :

1.      Structured Query Language (SQL)

Merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional. Format-format dasar pada sql misalnya SELECT, FROM, WHERE dan sebagainya.

2.      Query By Example (qbe)

QBE adalah jaringan atau replika dari sebuah tabel kosong yang digunakan untuk menentukan output yang diinginkan dari suatu tabel atau lebih. Nama setiap atribut yang diinginkan dimasukkan ke dalam kolom yang berbeda di tabel tersebut.

Spesifikasi query

1.      Query satu tabel

2.      Query banyak tabel

                Untuk lebih banyak query yang kompleks, di sarankan agar menggunakan pola navigasi untuk mendokumentasikan alasan di balik desain query yang telah dibuat.

Jenis-jenis laporan

            Ada empat model laporan yaitu daftar sederhana, perincian yang dikelompokan, ringkasan dan entitas tunggal.

            Daftar kejadian sederhana menyediakan kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokan. Sementara itu, laporan perincian kejadian di kelompokan menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya di kelompokan menurut barang/jasa atau agen. Biasanya subtotal di laporkan pada laporan perincian kejadian dikelompokan.

            Laporan ringkas kejadian artinya meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya, penjualan yang diringkas menurut bulan. Sementara itu laporan satu kejadian artinya menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Contohnya faktur penjualan dan pesanan pembelian.

BAB VII : Memahami Dan Mendesain Formulir

            Formulir adalah dokumen terpola yang berisi field kosong yang dapat diisi pengguna dengan data. Untuk mendesai formulir harus dilakukan pengidentifikasian dan mendokumentasikan formulir yang diperlukan. Formulir yang digunakan untuk entri data dikelompokan menjadi tiga jenis yaitu formulir entri satu record, formulir entri bentuk tabel, dan formulir entri multitabel.

Cara-cara memasukkan data

Data dapat dimasukkan dalam sebuah formulir dengan empat cara yaitu :

1.      Agen internal mengetik data.

2.      Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian (look-up table), tombol radio (radio button), atau kotak cek (check box).

3.      Agen internal memindai kode barang (barcode) produk atau kartu identifikasi pelanggan.

4.      Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.

            UML Use Case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem. Use Case adalah urutan langkah-langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan sistem untuk suatu tujuan tertentu. Contohnya, memasukkan pelanggan baru di tabel pelanggan. Sementara itu diagram Use Case adalah daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi dan yang menunjukan pelaku yang bertanggung jawab atas setiap use case. Diagram tidak menyajikan perincian tentang masing-masing use case.

            Satu alat yang dapat digunakan sebagai bantuan dalam mengembangkan diagram use case adalah kerangka kerja CRUD (Create, Read, Update, dan Delete) yang menunjukkan fungsi-fungsi dasar dari sebuah manajemen sistem basis data.

Contoh diagram Use Case sebagai berikut :

REFERENSI : Buku Sistem Informasi Akuntansi, pengarang : Dasaratha V. Rama / Frederick L. Jones, penerbit : salemba depok